So machen Sie Ihre Digitalisierung zum Wettbewerbsvorteil

In der heutigen digitalen Welt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Aktera verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dokumente verwalten, speichern und darauf zugreifen. Mit unseren innovativen Lösungen sagen wir dem Papierkram den Kampf an, steigern Ihre Produktivität und schützen Ihre wertvollsten Ressourcen. Machen Sie heute den ersten Schritt in eine effizientere Zukunft und erfahren Sie, wie unsere Expertise Ihr Unternehmen transformieren kann.

Für einen uneingeschränkten Fokus auf Ihr Geschäft.

VORTEILE

IHRE VORTEILE MIT AKTERA

Effizienzsteigerung

Automatisierung von Routineaufgaben reduziert manuelle Eingriffe und beschleunigt Prozesse.

Verbesserte Zugänglichkeit

Sicheren und schnellen Zugriff auf Dokumente von überall, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit erhöht.

Datensicherheit

Fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen schützen vor Datenverlust, Diebstahl und Cyberangriffen.

Compliance-Einhaltung

Sicherstellung, dass Dokumentenmanagementprozesse gesetzliche und branchenspezifische Vorschriften erfüllen.

Herausforderungen im Mittelstand

In der heutigen digitalen Welt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Aktera verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dokumente verwalten, speichern und darauf zugreifen. Mit unseren innovativen Lösungen sagen wir dem Papierkram den Kampf an, steigern Ihre Produktivität und schützen Ihre wertvollsten Ressourcen. Machen Sie heute den ersten Schritt in eine effizientere Zukunft und erfahren Sie, wie unsere Expertise Ihr Unternehmen transformieren kann.

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LÖSUNGEN

Lösungsübersicht

Digitale

Transformation

Geschäftsprozesse

automatisieren

Homeoffice /

Remote Work

Papierloses

Büro

Digitale

Zusammenarbeit

Dokumentenmanagement

– DMS

Enterprise Content Management – ECM

Digitaler

Posteingang

Digitaler

Rechnungseingang

Revisions

- sicherheit

DSGVO

und Compliance

E-Mail-

Archivierung

FUNKTIONEN

Funktionsübersicht

Elektronische

Akten

Geschäftsprozesse

automatisieren

Zentrale

Weboberfläche

Volltext- und Metadaten

-Suche

Mobil arbeiten

und chatten

API und

Konfiguration

Automatische

Dokumentenerfassung

Zentrales Eingangs-

Dashboard

Integriertes

Filesharing

Integrierter

Fileserver

Schnittstellen

(SAP, DATEV)

Digitaler Arbeitsplatz/

Homeoffice

FEHLER

DIE 4 GRÖßTEN FEHLER

Die Implementierung eines effektiven Dokumentenmanagementsystems kann die betriebliche Effizienz steigern, die Sicherheit verbessern und das Unternehmen in die Lage versetzen, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Zeitverschwendung

Zeit- und Ressourcenverschwendung durch manuelle Prozesse

FEHLENDER ZUGRIFF

Schwierigkeiten beim Zugriff und bei der Verwaltung von Informationen

Compliance

Einhalten von Compliance- und Sicherheitsanforderungen

Datenverlust

Datenverlust und Sicherheitsrisiken

BETRIEBSPRÜFUNG

WIE DMS BEI BETRIEBSPRÜFUNGEN HILFT

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erweist sich als unverzichtbares Werkzeug bei Betriebsprüfungen, da es die Effizienz und Transparenz der Dokumentation und Informationsverwaltung erheblich steigert. Während Betriebsprüfungen oft als zeitaufwändig und stressig empfunden werden, kann ein DMS den Prozess erheblich vereinfachen und beschleunigen. Hier sind einige Gründe, warum ein DMS bei Betriebsprüfungen besonders hilfreich ist:

Zentrale Dokumentenverwaltung

Ein DMS speichert alle Unternehmensdokumente zentralisiert, was den schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente ermöglicht. Statt in physischen Aktenordnern oder verschiedenen digitalen Ordnern zu suchen, können Prüfer und Mitarbeiter Dokumente sofort über eine einfache Suchfunktion finden. Dies spart wertvolle Zeit während der Prüfung.

Nachvollziehbarkeit und Compliance

DMS-Lösungen bieten fortschrittliche Funktionen zur Dokumentenverfolgung und -historie, wodurch jede Änderung, jeder Zugriff und jede Freigabe von Dokumenten nachvollziehbar wird. Dies ist besonders wichtig, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Prüfern eine klare Dokumentationskette vorlegen zu können. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards wird somit wesentlich vereinfacht.

Verbesserte Datensicherheit

Die Sicherheit von sensiblen Informationen ist während einer Betriebsprüfung von größter Bedeutung. DMS-Systeme bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Zugriffskontrollen und Verschlüsselung, die sicherstellen, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu bestimmten Dokumenten hat. Dies minimiert das Risiko von Datenlecks oder unerlaubtem Zugriff.

Effiziente Dokumentation von Finanztransaktionen

Ein DMS erleichtert die lückenlose Dokumentation aller Finanztransaktionen und Geschäftsvorfälle. Dies ist essentiell, um bei einer Betriebsprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und die korrekte Abwicklung von Geschäftsprozessen nachweisen zu können. Durch die digitale Archivierung sind alle Belege, Rechnungen und Verträge systematisch erfasst und schnell auffindbar.

KUNDENSTIMMEN

WAS UNSERE KUNDEN SAGEN

Seit der Implementierung des Dokumentenmanagementsystems von Aktera hat sich unsere Effizienz dramatisch verbessert. Wir sparen jetzt Stunden bei der Dokumentensuche und -verwaltung. Die intuitive Bedienung und der erstklassige Support haben uns wirklich beeindruckt. Aktera hat unsere Erwartungen übertroffen!

Lena Müller

IT-Projektmanagerin

Durch Aktera haben wir nicht nur unsere Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch unsere Datensicherheit auf ein neues Niveau gehoben. Die einfache Integration in unsere bestehenden Systeme und die zuverlässige Compliance-Unterstützung machen Aktera zu einem unverzichtbaren Partner für unser Unternehmen.

Maximilian Bauer

Marketingdirektor

Aktera hat den Zugriff auf unsere Dokumente revolutioniert. Egal, wo wir sind, wir können sicher auf unsere Daten zugreifen und teilen. Die Schulungen waren hervorragend, und das System ist benutzerfreundlich. Aktera hat uns geholfen, papierlos zu werden und unsere Umweltauswirkungen zu reduzieren.

Sophie Richter

Umweltberaterin

327

ZUFRIEDENE KUNDEN

45,600

DIGITALISIERTE DOKUMENTE

5,700

STUNDEN EINGESPART

Was ist DMS überhaupt?

Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Wie arbeitet unser Programm?

Mit dem plattformunabhängigen Archivsystem werden deine Dokumente mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Kann ich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) auch mobil auf meine Dokumente zugreifen?

Ja, die meisten modernen Dokumentenmanagementsysteme bieten mobile Zugriffsmöglichkeiten, die es Ihnen erlauben, von überall und zu jeder Zeit über ein Smartphone oder Tablet sicher auf Ihre Dokumente zuzugreifen. Dies erhöht die Flexibilität und Produktivität, indem es den Nutzern ermöglicht, auch unterwegs effektiv zu arbeiten.

Ist unser DMS Cloud-basiert oder lokal installiert

DMS ist eine Anwendung, die im Cloud basiert. Das bedeutet, dass die Dokumente sicher in der Cloud gespeichert sind, wodurch von verschiedenen Geräten und Orten aus auf sie zugegriffen werden kann. Darüber hinaus eliminiert es die Notwendigkeit von zusätzlicher Hardware oder Servern.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind in DMS integriert, um meine Daten zu schützen?

Wir legen großen Wert auf den Schutz deiner Daten. Unser DMS nutzt moderne Sicherheitsprotokolle wie Datenverschlüsselung, Zugriffssteuerung und mehrstufige Authentifizierung, um sicherzustellen, dass deine Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Des Weiteren befinden sich unsere Server in geschützten Rechenzentren, die regelmäßig auf Sicherheitsstandards überprüft werden.

Ist es möglich, meinen Mitarbeitern spezifische Zugriffsberechtigungen zu geben?

Ja, in DMS kannst du für jeden Benutzer individuelle Zugriffsrechte festlegen. Dadurch kannst du den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner basierend auf den Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter einschränken.

ÜBER UNS

Unsere Mission ist es, Unternehmen bei der Transformation ihrer Dokumentenprozesse zu unterstützen, indem wir maßgeschneiderte DMS-Lösungen anbieten, die sowohl benutzerfreundlich als auch sicher sind.